3.4.1. Definire processi, strumenti e rituali¶

Definire processi, strumenti e rituali condivisi aiuta a:

• creare un ambiente collaborativo e di continuo apprendimento, assicurandosi che i momenti di incontro siano gestiti in modo costruttivo e rispettoso e che il gruppo condivida un linguaggio comune;

• chiarire le modalità di decision making, ovvero come, da chi e con quali processi vengono prese le decisioni

• valutare e ribilanciare periodicamente i processi di lavoro, assicurando che siano sostenibili per il gruppo e efficaci al raggiungimento degli obiettivi.

I rituali sono processi e pratiche, sia formali che informali, adottati da un gruppo di lavoro per favorire allineamento, apprendimento e miglioramento continuo: ad esempio, gli stand-up meeting e altri incontri ricorrenti, retrospettive, ma anche modalità di definizione delle decisioni, sessioni di feedback reciproco, e altre pratiche simili. Strumenti e rituali sono fortemente correlati tra di loro e sono alla base dei processi di lavoro.

I rituali hanno cadenza definita, ad esempio:

• giornaliera, settimanale, bisettimanale: stand-up meeting, SAL (stato di avanzamento lavori), workshop operativi;

• trimestrale: retrospettive per analizzare risultati e migliorare i processi.

Per ogni rituale scelto è essenziale definire e condividere: obiettivo, cadenza, durata, responsabile dell’organizzazione, partecipanti, argomenti trattati e non trattati.

Gli strumenti possono essere suddivisi in tre categorie principali:

• gestione e pianificazione: per organizzare attività, timeline e deliverable (ad esempio: strumenti di project management);

• comunicazione: per interazioni rapide (ad esempio: chat) e comunicazioni ufficiali (ad esempio: email);

• archivio e condivisione: per documenti e materiali condivisi (ad esempio: piattaforme di archiviazione).

Gli strumenti scelti devono essere conformi alle normative GDPR e CAD e accessibili a tutte le persone coinvolte. Per ogni strumento scelto, è importante condividere linee guida di utilizzo, regole di netiquette e buone pratiche.

3.4.2. Curare la documentazione di progetto¶

Curare la documentazione del progetto è una pratica continua che rafforza il lavoro di squadra e l’efficacia operativa nel lungo termine.

La creazione di un documento di onboarding efficace è fondamentale non solo per i nuovi membri del gruppo, ma anche per garantire una continuità e stabilità nel progetto. Questo documento deve fornire una visione chiara e dettagliata del progetto e delle informazioni utili che contribuiranno a facilitare l’integrazione e l’efficienza operativa dei membri, vecchi e nuovi.

Un documento di onboarding efficace fornisce informazioni utili ai membri del gruppo di lavoro, quali:

• presentazione del progetto - obiettivi, contesto e la missione che si vuole raggiungere;

• metodo di lavoro - ruoli, strumenti e rituali adottati;

• riferimenti utili - link a materiali, repository e altre risorse rilevanti.

Investire tempo nella preparazione di questi documenti riduce il tempo necessario ai nuovi arrivati per essere operativi e favorisce una collaborazione più efficace. Ma il valore di un documento di onboarding non si limita ai nuovi membri, esso funge anche da strumento fondamentale durante i passaggi di consegna tra membri del gruppo.

In questo modo, il documento non solo migliora l’integrazione dei nuovi arrivati, ma diventa anche un elemento chiave per il mantenimento della coerenza e della continuità all’interno del progetto, contribuendo al suo successo complessivo.

3.4.3. Organizzare tavoli tecnici collaborativi¶

La creazione di tavoli tecnici collaborativi è un passo fondamentale per garantire progetti di trasformazione digitale efficaci e sinergici, in grado di raccordare le attività del governo centrale con le esigenze specifiche del territorio. I tavoli tecnici sono infatti un’opportunità per riunire diversi attori, facilitare la cooperazione e raccogliere diversi punti di vista.

Un tavolo tecnico è una sessione di co-progettazione in cui vari attori (tra cui progettisti, utenti, stakeholder della Pubblica Amministrazione e rappresentanti del settore privato) si riuniscono per discutere criticità e proporre soluzioni. La presenza di un facilitatore è consigliata per guidare la discussione, garantendo che tutti i partecipanti possano esprimere le proprie opinioni e contribuire attivamente al processo.